Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzedaży

Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzedaży

autor:
Wojciech Próchnicki
cena:
49.00
data wydania:
2012-03-12

zobacz szczegóły

dodaj do koszyka

Zmiana wielkości liter w arkuszu Excela

Funkcje tekstowe w Excelu są może mniej popularne, jednakże niektóre z nich okazują się bardzo pomocne nawet w pracy ...

Formatowanie warunkowe

Excel wsród różnych metod formatowania danych oferuje także formatowanie warunkowe.
Jest to typ formatowania danych, który formatuje tylko te komórki, których zawartość spełnia okreslone warunki.

Zagnieżdżanie funkcji Jeżeli (If)

Najprostsze działanie funkcji Jeżeli polega na sprawdzeniu wartości podanej w komórkach arkusza ze wzorcem wprowadzonym do okna funkcji w pole Test logiczny.

Funkcja logiczna Jeżeli (If)

Funkcja Jeżeli jest jedną z ciekawszych i bardzo pożytecznych funkcji Excela. Za jej pomocą można sprawdzać wartości w wybranych komórkach i w zależności od wyniku funkcja będzie wypisywała odpowiednie komunikaty.

W praktyce wystarczy zapamiętać kilka prostych zasad jej stosowania, aby z powodzeniem korzystać z jej możliwosci.

Przykłady prostego zastosowania funkcji Jeżeli opiszę na podstawie poniższej przykładowej tabelki z danymi sprzedawców i ich wynikami sprzedaży.

Funkcja logiczna jeżeli

Kolumna Premia i Pakiet szkoleniowy są puste ponieważ jest to miejsce na uzupełnienie odpowiednich danych.

Przykład 1

Na potrzeby tutoriala przyjęłam fikcyjne założenie, że sprzedawcy, którzy osiagnęli zysk ze sprzedaży wyższy niż 900 000 zł otrzymają premię 2% z wypracowanego zysku. Pozostali, których zysk był mniejszy niż założona kwota otrzymają premię niższą - o wartosci 1% z zysku.

Co musi zrobić funkcja Jeżeli?

Przede wszystkim sprawdzić, jaka wartość znalazła się w pierwszej komórce kolumny Zysk. Wartość ta będzie porównana z moim fikcyjnym założeniem kwoty 900 000 zl za pomocą operatorów matematycznych.

Operatory matematyczne

Konstrukcja operatorów matematycznych w Excelu różni się nieco od tradycyjnego zapisu.

> jest większe niż

< jest mniejsze niż

>= jest większe niż lub równe

<= jest mniejsze niż lub równe

<> jest różne niż

= jest równe z

Wstawianie funkcji Jeżeli

Przed wstawieniem funkcji do arkusza należy ustawić komórkę aktywną w pustej komórce - dokładnie tam, gdzie chcemy, aby pojawił się wynik. W przypadku tej tabeli będzie to komórka E2.

Jeśli pracujemy ze starszymi wersjami Excela trzeba wybrać polecenie Wstaw | Funkcja. W Excelu 2007 natomiast należy wybrać polecenie Formuly z menu i następnie przycisk Wstaw funkcję.

Funkcja logiczna jeżeli

Funkcja Jeżeli należy do kategorii funkcji logicznych, więc w oknie Wstawianie funkcji trzeba najpierw wybrać kategorię Logiczne, a następnie odnaleźć i zaznaczyć nazwę funkcji. Po kliknięciu w OK powinno pojawić się okno funkcji.

Funkcja logiczna jeżeli

Aby funkcja Jeżeli zadzialala prawidłowo należy bezbłędnie wypełnić wszystkie pola.

Test logiczny - w tym miejscu należy ułożyć test, czyli porównanie dowolnej wartości lub wyrażenia zawartego w komórce z inną wartością lub wyrażeniem. Na ogół wpisujemy adres pierwszej sprawdzanej komórki zawierającą wartość, którą porównujemy. Dzięki temu funkcję można kopiować do dalszych komórek.

Wartość jeżeli prawda - tu wpisujemy komunikat, jaki powinien zostać wyświetlony jako wynik działania funkcji, jeśli test będzie zgodny z prawdą. Komunikatem może być liczba, lub wyrażenie wpisane w cudzysłów.

Wartość jeżeli fałsz - ten komunikat pojawi się, gdy test nie będzie zgodny z rzeczywistością. Podobnie jak w przypadku komunikatu Wartość jeżeli prawda treścią komunikatu może być liczba lub dowolne wyrażenie wpisane w cudzysłów.

Funkcja logiczna jeżeli

Na powyższym zrzucie ekranowym widać, jak należy poprawnie uzupełnić argumenty funkcji Jeżeli w przykładowym zadaniu, aby zadziałała zgodnie z oczekiwaniami.

Na przykład test logiczny: D2>900000 oznacza, że funkcja sprawdzi, czy zawartość komórki D2 jest większa od 900 000.

Wartość_jeżeli_prawda: Jeśli w D2 będzie wartość większa niż 900 000 wtedy test logiczny zwróci wartość Prawda, a w komórce E2 (tam gdzie ustawiliśmy komórkę aktywną i wywołaliśmy funkcję) zostanie wpisany taki komunikat "2%", jaki jest wpisany do tego pola.

Natomiast w przypadku, gdy w komórce D2 funkcja znajdzie liczbę mniejszą niż 900 000 wtedy test będzie fałszywy, a w komórce E2 pojawi się komunikat "1%".>

Funkcja logiczna jeżeli

Po wpisaniu wszystkich potrzebnych danych należy kliknąć OK i funkcja zadziała od razu w pierwszej komórce. Następnie wynik ten można skopiować uchwytem komórki aktywnej do poniższych komórek. Funkcja Jeżeli sprawdzi wtedy na bieżąco każdą kolejną komórkę z Zyskiem i w zależności od znalezionych danych wyświetli stosowane komunikaty.

Przykład 2

Kolejne założenie jest następujące: pracownicy, którzy otrzymali mniejszą premię (czyli mieli mniejszy zysk ze sprzedaży) zostaną oddelegowani na szkolenie z technik sprzedaży.

Jak to założenie przetłumaczyć na język Excela?

Funkcja ma najpierw sprawdzić, jaka wartość znajduje się w komórce Premia. W tym przypadku będzie to 1% lub 2%.
Przyjmiemy, że będzie to 1%, dlatego test logiczny będzie miał następującą postać: E2=1%

Jeśli taką wartość odnajdzie funkcja w komórce E2, to w efekcie zostanie wypisany komunikat Techniki sprzedaży, w przeciwnym wypadku (czyli gdy wartosc w komórce E2 będzie inna niż 1%) funkcja wpisze znak "-".

Funkcja logiczna jeżeli

Jeśli funkcja zadziała prawidłowo w pierwszej komórce, wtedy można ją skopiować do następnych komórek kolumny E.

Funkcja logiczna jeżeli

Jak widać na poniższym zrzucie funkcja działa bez zarzutu.

Przykłady takie można w zasadzie mnożyć w nieskończoność. W przypadku funkcji Jeżeli najlepiej przećwiczyć jej działanie właśnie na takich fikcyjnych założeniach.

Zapraszam też do zapoznania się z tutorialem o zagnieżdżaniu funkcji Jeżeli, które zwiększa jej możliwości.


Księga gości
goshka13@gmail.com | www.gohha.com