Excel - sprawdzanie poprawności danych

Sprawdzanie poprawności danych w Excelu

Jeśli jeden arkusz współdzielimy w użytkowaniu z wieloma osobami, warto wykorzystywać narzędzie do sprawdzania poprawności wprowadzanych danych.

Narzędzie to kontroluje, czy użytkownik wprowadza dane zgodne z narzuconymi kryteriami.

Oto kilka przykładów zastosowań tego prostego narzędzia.

Wprowadzanie dodatnich liczb całkowitych.

Zaznacz fragment arkusza, dla którego ustanawiasz kryteria i wybierz polecenie Dane|Sprawdzanie poprawności.

Na zakładce Ustawienia ustaw kryteria, tak jak na poniższym zrzucie.

Na zakładce Komunikat wejściowy podaj treść komunikatu, jaki pojawi się po wyborze komórki w obszarze kontrolowanym przez sprawdzanie poprawności.

Alert o błędzie to komunikat pojawiający się wtedy, gdy użytkowanik wpisze liczbę nie spełniającą narzuconych warunków (np. ujemna, ułamek).

Oprócz treści alertu o błędzie należy ustawić Styl, czyli sposób reakcji Excela na próbę wpisania wartośćci niedozwolonej.
Program dostarcza trzy style: Zatrzymaj, Informacja, Ostrzeżenie. Tylko styl Zatrzymaj nie dopuści aby użytkownik wpisał nieprawidłową wartość. Natomiast style Informacja i Ostrzeżenie dopuszają taką możliwość.

Po zatwierdzeniu ustawień pora na przetestowanie. Widoczny jest komunikat wejściowy...

Po wpisaniu liczby niezgodnej z narzuconymi kryteriami pojawia się alert o błędzie. Narzucony styl zatrzymaj nie daje możliwości wpisania niepoprawnej wartości.

Wprowadzanie określonej ilości znaków

Takie rozwiązanie przyda się na przykład podczas wpisywania numeru PESEL, czyli w takich przypadkach, kiedy użytkownik ma wpisać stałą liczbę znaków. Excel zgłosi błąd, jeśli dostanie wpis dłuższy lub krótszy.

Wpisywanie dat z określonego przedziału czasu

Data początkowa i Data końcowa musi być podana w poprawnym zapisie Excela, tzn.
rok-miesiąc-dzień (koniecznie z myślnikami!).

Wpisywanie tylko daty bieżącej

Jeśli w polu Data zastosujemy funkcję daty =dziś() taki zabieg spowoduje, że użytkownik będzie miał możliwość wprowadzenia tylko daty bieżącej.
Jeśli komórki zostaną wypełnione kolejnymi datami za pomocą jakiejkolwiek opcji Kopiuj-Wklej reguły sprawdzania poprawności danych nie zadziałają! Blokada działa tylko na dane wpisywane z klawiatury!

Lista wartości do wyboru

Jeśli wypełniając arkusz danymi wpisujemy wielokrotnie informacje (np.: dni tygodnia, miesiące) można zastosować sprawdzanie poprawności przy pomocy opcji Lista.
Najpierw należy przygotować na boku arkusza listę wszystkich możliwych opcji. Na zrzucie poniżej w komórkach I1:I10 są to nazwy miesięcy.
Następnie na zakładce Ustawienia należy wybrać opcję Lista i w polu Źródło zaznaczyć fragment arkusza I1:I10.

Dzięki temu w komórkach, w których działa sprawdzanie poprawności nazwy miesięcy można wybierać z listy po uprzednim kliknięciu w przycisk.

↑ Do góry ↑

			...
	Sprawdzanie poprawności danych w Excelu Jeśli jeden arkusz współdzielimy w użytkowaniu z wieloma osobami, warto wykorzystywać narzędzie do sprawdzania poprawności wprowadzanych danych. Narzędzie to kontroluje, czy użytkownik wprowadza dane zgodne z narzuconymi kryteriami. Oto kilka przykładów zastosowań tego prostego narzędzia. Wprowadzanie dodatnich liczb całkowitych. Zaznacz fragment arkusza, dla którego ustanawiasz kryteria i wybierz polecenie Dane\|Sprawdzanie poprawności. Na zakładce Ustawienia ustaw kryteria, tak jak na poniższym zrzucie. Na zakładce Komunikat wejściowy podaj treść komunikatu, jaki pojawi się po wyborze komórki w obszarze kontrolowanym przez sprawdzanie poprawności. Alert o błędzie to komunikat pojawiający się wtedy, gdy użytkowanik wpisze liczbę nie spełniającą narzuconych warunków (np. ujemna, ułamek). Oprócz treści alertu o błędzie należy ustawić Styl, czyli sposób reakcji Excela na próbę wpisania wartośćci niedozwolonej. Program dostarcza trzy style: Zatrzymaj, Informacja, Ostrzeżenie. Tylko styl Zatrzymaj nie dopuści aby użytkownik wpisał nieprawidłową wartość. Natomiast style Informacja i Ostrzeżenie dopuszają taką możliwość. Po zatwierdzeniu ustawień pora na przetestowanie. Widoczny jest komunikat wejściowy... Po wpisaniu liczby niezgodnej z narzuconymi kryteriami pojawia się alert o błędzie. Narzucony styl zatrzymaj nie daje możliwości wpisania niepoprawnej wartości. Wprowadzanie określonej ilości znaków Takie rozwiązanie przyda się na przykład podczas wpisywania numeru PESEL, czyli w takich przypadkach, kiedy użytkownik ma wpisać stałą liczbę znaków. Excel zgłosi błąd, jeśli dostanie wpis dłuższy lub krótszy. Wpisywanie dat z określonego przedziału czasu Data początkowa i Data końcowa musi być podana w poprawnym zapisie Excela, tzn. rok-miesiąc-dzień (koniecznie z myślnikami!). Wpisywanie tylko daty bieżącej Jeśli w polu Data zastosujemy funkcję daty =dziś() taki zabieg spowoduje, że użytkownik będzie miał możliwość wprowadzenia tylko daty bieżącej. Jeśli komórki zostaną wypełnione kolejnymi datami za pomocą jakiejkolwiek opcji Kopiuj-Wklej reguły sprawdzania poprawności danych nie zadziałają! Blokada działa tylko na dane wpisywane z klawiatury! Lista wartości do wyboru Jeśli wypełniając arkusz danymi wpisujemy wielokrotnie informacje (np.: dni tygodnia, miesiące) można zastosować sprawdzanie poprawności przy pomocy opcji Lista. Najpierw należy przygotować na boku arkusza listę wszystkich możliwych opcji. Na zrzucie poniżej w komórkach I1:I10 są to nazwy miesięcy. Następnie na zakładce Ustawienia należy wybrać opcję Lista i w polu Źródło zaznaczyć fragment arkusza I1:I10. Dzięki temu w komórkach, w których działa sprawdzanie poprawności nazwy miesięcy można wybierać z listy po uprzednim kliknięciu w przycisk. ↑ Do góry ↑		...